科研经费报销操作手册 学校的科研经费预算报销项目有13个，包括图书资料费、实验材料费、仪器设备费、打印、版面、数据采集费、小型会议费、咨询劳务助研费、通讯费、专利申请费、差旅费、调研交通费、接待费、其他、对外合作。为了帮助科研老师在做好课题的同时顺利报账，我们将各个预算项目报销的内容及要求归纳总结如下，供各位老师参考。 一、共性的基础规范要求 1、报销单据填写要求。 （1）填制各类报销单据时，首先要有预算编码、预算项目名称。所报销的业务内容必须符合财务预算系统中列明的预算明细项目内容。 （2）报销单据的填写要据实且简明扼要，金额大小写一致。 （3）经办人、验证人、科研项目负责人签字手续要填写齐全。 2、发票及附件的要求。 （1）发票的有效期限:从发票开票日期开始计算必须在一年之内报销。 （2）提供的发票要合法、真实、有效。发票抬头必须为“西安文理学院”，发票上须注明购买物品名称、数量、单价、金额。如果是批量购买的，需附购买明细单，明细单须注明物品名称、数量、单价、金额，并且明细单加盖与发票一致的发票专用章。 （3）不同付款方式的附件：采取公务卡支付的，需附POS机刷卡小票；个人网银付款的须打印网银付款交易记录；转账支付的，费用报销凭单上粘贴一张显示收款单位收款信息的纸条或者直接将收款单位的信息填写在费用报销凭单的右上角。收款单位信息包括收款单位名称、开户银行名称、开户银行账号，其中收款单位的名称必须与发票上的收款单位名称一致。 （4）特种票据的要求。通讯费发票、飞机和火车票须为实名制票据，票据上须显示个人姓名。出租车票、过路过桥票据需在票据上将金额用黑色签字笔在票据旁边另外书写一遍，以防时间久了油墨掉色看不清楚。20元以下的定额发票需填写定额发票粘贴单，并注明多少元多少张，金额合计多少元。经办人在票据上面每张签字，项目负责人在定额发票粘贴单上签字。 （5）大宗物资采购或工程项目报销的附件：购买办公用品等实物时，须附验收入库单；1万元以上的大宗采购需附合同，合同加盖西安文理学院经济合同专用章；属于政府采购或工程项目的费用报销，提供的合同须加盖“政府采购合同备案章”或建委的“工程施工合同备案章”。 3、结算方式要求。 根据国发〔2014〕11号文件《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》和西安市财政局《西安市市级预算单位公务卡管理暂行办法》规定，科研经费开支必须使用公务卡结算或者转账结算。确因特殊情况无法使用公务卡支付并且不能转账支付的，须填写详细的情况说明并签名。 二、预算项目的具体报销内容 1、图书资料费包括三项内容： （1）图书购置，报销时需要提供购置图书的发票，图书馆盖章的图书入库单。 （2）资料购买，需要提供购买资料的发票，批量购买的须付明细单。 （3）图书馆图书翻拍等收取的费用。 2、实验材料费包括两类内容： （1）专用材料、电脑耗材、办公用品、实验试剂。批量购买的需附明细单；在超市、军城商厦、民生百货等超市购买的物品，需提供结账付款打印的流水小票；不能提供流水小票的，需提供购买清单，并加盖供货单位发票专用章。不得购买与个人生活相关的商品，确需购置与个人消费难以区分的商品，需当事人写明与课题有关的情况说明。 （2）实验检测费、数据恢复费、维修费、制作费。发票不能反映数量单价的，需附明细单，并注明实验检测、数据恢复、维修和制作的内容、单价、次数。 3、仪器设备费主要指购置的电脑办公设备、科研仪器、设备租赁、软件等内容，具体要求： （1）购置固定资产（单位价值在1000元以上，专用设备单位价值在1500以上的），包括仪器设备和软件，需在《***经费使用计划（预算）书》中有明确预算，并符合学校国有资产管理制度的相关规定。购置的固定资产需办理验收入库手续，报销时需附国资处开具的固定资产验收入库单。 （2）设备租赁。因租用实验用仪器设备而发生的租赁费，须提供租赁合同。 4、打印、版面、数据采集费包括三项内容： （1）复印打印费指发生的打印、复印、排版、制作等费用。 （2）版面费指发表论文、出版图书等发生的费用，报销时需附用稿通知书或出版合同。 （3）数据采集费包括数据分析费、采集费、项目研发费、扫描费、测试费等，报销时须提供正式发票。 5、小型会议费，主要指与项目有关的、由项目负责人举办的小型会议费、项目论证会、场地租赁费等。会议费开支的支撑材料包括会议通知、会议纪要、到会人员签到表、会议支出清单等内容且必须齐全，并符合《西安市市级机关会议经费管理办法》的规定。 6、咨询劳务费、助研费是指科研项目研究过程中，课题调研及科研成果的论证、鉴定、结题验收、专家咨询等所支出的评审费、报告费以及付给参加项目研究的课题组人员（劳务费）及课题组以外人员（助研费）支付的劳务费用等。劳务费发放须注意的问题: （1）纵向科研经费不得给课题组成员发放劳务费。 （2）发放表中的金额均为个人所得税税前金额，实发数小于应发数，差额为劳务费取得者应承担的个人所得税。 (3)劳务费的发放需附劳务工作量、工作内容等相关支撑资料。（4）劳务费发放对象是校内在职人员时，须填写职工编号。发放对象非校内人员时，税前发放金额在800元以下的，需本人签名并留电话号码；税前发放金额超过800元的，还须填写领款人身份证号码，由计财处按照税法规定代扣代缴个人所得税。 （5）劳务费发放原则上通过银行卡发放。能够提供工商银行卡号的通过工资代发系统打入本人银行卡账号中；无法提供工商银行卡号的，需在费用报销单中注明领款人的公务卡号，由领款人发放到个人手中。 7、通讯费报销的金额须为实际发生的通讯费用，不得报销预存话费或网费。若为项目组成员报销通讯费，需项目负责人提供项目申报书复印件。 8、专利申请费主要包括专利申请费、专利年费、专利服务费、专利代理费、技术服务费等。开据发票的单位应为专利局或代理申请专利机构或公司。 9、差旅费包括调研、开会、学术交流所需的交通费、住宿费、会务费等。报销时须注意以下事项： （1）报销时，差旅费报销单详细填写交通工具名称、出发到达时间、交通费用、住宿费用等信息。将实际发生的车票、住宿费发票、会务费发票等分类粘贴。乘坐的交通工具、住宿等费用须按照学校相关规定执行。 （2）出差期间能够使用公务卡的必须使用公务卡结算，例如住宿费等。住宿费不得超标准报销。 （3）外出参加会议、培训并缴纳了会务费、培训费的，会议期间的伙食补助费和市内交通费不予计发。 （4）实际发生住宿而无住宿费发票的，原则上不得报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。 （5）自带车出差调研的，须将出差路线的相关燃油票、过路过桥票、住宿费发票等粘贴在一起凭据报销，原则上控制在城市间交通费最低标准内。 （6）其他各种票据包括考察费、景点门票、参观费、或旅行社开具的各种票据，均不予报销。 （7）教师因课题研发需要出国（境）参加国际学术会议，需报科技处和分管校领导审批，并办理相关手续，校长审批。 10、调研交通费是指发生的加油费、过路过桥费、停车费、公交车费、出租车费等。 （1）报销时，需按照不同类型分类粘贴票据。 （2）该项目中不单独报销机场大巴票据、机场停车票据。 （3）大额加油票，要附办事地点及办理事项详细说明，并经项目负责人签字。 11、接待费是指科研项目发生的业务招待费，主要包括餐费、礼品费等。报销金额不得突破预算系统下达的金额。 12、对外合作费用是指科研项目协作费、合作服务费、合作协议费等。 （1）项目实施过程中发生的第三方协作费且金额在1万元以上的，需提供签订的相关任务委托协议，并报科技处审批，计财处处长审批。 （2）因项目需要转拨经费的，项目负责人应向科技处提出申请，并提供项目合同书（协议书）和协作单位的合法有效财务凭证，经审核同意后方可办理经费转拨手续。转拨款项不得超过科研项目资助经费的40％。 13、其他费用包括根据需要学校开具税务发票产生的税金、快递费、培训费等。 计划财务处 2015年6月25日